مفهوم مهارات إدارة المشتريات هو إدارة عمليات الشراء المتعلقة بالشركة، حسب ما يحدده مدير المشتريات في المنظمة.
تشمل إدارة المشتريات جميع عمليات الشراء المتكاملة للموردين من أجل تطوير المخزون والعائدات في المنظمة، وفهم أساسيات إدارة المشتريات وأهميتها، وتطوير إجراءات إدارة المشاريع ورأس المال بشكل أفضل.
تحتاج جميع الشركات إلى مدير كفؤ يمكنه إدارة عملية الشراء ومهارات المشاريع التجارية وعمليات الشراء الخاصة بالشركة وإجراء المفاوضات ومراقبة المخازن والمستودعات.
بالإضافة إلى ذلك، يقوم مدير المشتريات أيضًا بتطوير عملية الشراء، وتوفير المتطلبات للشركة، وتحديد الصعوبات، وإيجاد أفضل معدات الشراء، وأنسب سعر للمعدات، وكل ما يتعلق بإدارة المشتريات المتكاملة.
على سبيل المثال، إذا تعطلت إحدى الماكينات في الشركة، سيكون لدى مدير المشتريات خطة واضحة وسريعة حول كيفية استبدالها ومن أين يمكن الحصول عليها وما هو السعر المناسب لشرائها، بالإضافة إلى التحقق من جودتها ومواصفاتها. ثم ينقلها حسب خطته ويسلمها إلى القسم المختص أو يضعها في المستودع.
وفيما يلي في هذا المقال أهم مهارات إدارة المشتريات التي يجب أن تتمتع بها عند العمل في مجال المشتريات لإدارة الخدمات المتعلقة بهذه المشاريع التجارية.
1- المهارات البحثية والتحليلية
يجب أن يمتلك مدير المشتريات مهارات تحليلية وبحثية دقيقة حتى يتمكن من التعرف على الشركات التي يتعامل معها واختيار الأنسب منها.
كما يحتاج أيضًا إلى تحليل الأدوات التي تحتاجها الشركة وما قد تحتاجه في المستقبل، وحصر أموال الشراء الحالية والمطلوبة، وكذلك البحث عن مزايا وعيوب الآلات التي يقوم بتشغيلها، وإجراء تقييم شامل من أجل الأداء أحسن. إحصائيات المشتريات.
كما يعتبر امتلاك المهارات التقنية أمرا مهما لأنه يعزز عملية الشراء والتعامل مع العملاء بكفاءة أكبر، فضلا عن الاستفادة من أفضل الموارد والمنتجات في السوق لتعزيز القدرة التنافسية.
اقرأ أيضًا : أهم 9 مهارات إدارة المشتريات لتعزيز شركتك
2- إمكانية السيطرة على السوق
يجب على مدير المشتريات أن يفهم السوق والمستودعات والمناقصات وغيرها بشكل مستمر، مثل تتبع شركات التوريد التي تنتج المواد الأساسية التي يحتاجها، ومن ثم مقارنتها مع بعضها البعض لاختيار الأفضل للمعالجة.
يجب أن يعرف متى يشتري المواد أو الآلات المطلوبة بكميات كبيرة، مثل متى يشتري منتجات منخفضة التكلفة وعالية الجودة لأن ذلك سيكون تذكرته الرابحة.
3- الذكاء والشفافية
يجب على من يمارس مهارات إدارة المشتريات في الشركة أن يتمتع بالمهارات الفكرية والعلمية المطلوبة والشفافية المطلقة تجاه الشركة والعملاء والموردين، بالإضافة إلى البحث والتسجيل بشكل رقمي لخدمات المشتريات وكل عملية شراء إذا تم ذكرها أو قبولها إدارة المخزون التدقيق وأهدافه واضحة.
اقرأ أيضًا : مهارات مسؤول المشتريات الرئيسية للنجاح في العمل
4- قسم العلاقات العامة
عادةً ما يتمتع مسؤولو المشتريات بمعرفة واسعة باللاعبين والموظفين والموردين ورجال الأعمال ولديهم اتصالات واسعة النطاق في مجالات الآلات والأدوات التي يحتاجونها.
وبما أن مدير المشتريات والمستودعات هو الذي يتعامل مع مسؤولي التوريد في المشاريع المحلية والعالمية ويكون مسؤولاً عن قرارات البيع والشراء وكذلك مراقبة المخزون أو المستودع، فيجب عليه إدارة هذه العلاقات بشكل جيد ويكون قادراً على التعامل معها. كل جزء منه على المدى الطويل حتى تتمكن من إجراء عمليات شراء فعالة مع مرور الوقت.
5- وجود العلاقات الدولية
على الرغم من أهمية العديد من العلاقات المحلية والجيدة في إدارة المشتريات، إلا أنه من الضروري أن يكون لديك معرفة وعلاقات دولية حتى يحافظ مديرو المشتريات في المنظمة على اتصال دائم مع العملاء الخارجيين، سواء لأغراض المشتريات في ذلك الوقت أو للخطط المستقبلية لاحقًا.
ومع هذه المهارات الإدارية والتشغيلية المتعلقة بالعلاقات الخارجية والمحلية والمباشرة والمعارف، سيكون لدى الشركات دائمًا خيارات إضافية، وستكون مفاوضات الشراء أكثر اتساعًا وتساعد على تحسين أداء علاقات الشركة مع مورديها والجهات الفاعلة في مجال المشتريات والعقود، و التنفيذ الصحيح لعمليات المناقصات والمشتريات.
6- تطوير استراتيجية إدارة المشتريات
من أجل تطوير مهارات إدارة المشتريات، من الضروري تطوير الأنشطة أو الاستراتيجيات الصحيحة، كمدير مشتريات، يجب أن تمتلك مهاراتك أو استراتيجياتك وتجعلها دقيقة وواضحة.
على سبيل المثال، ركز على تحديد المزيد من الأهداف والخطط الاحتياطية حول عمليات الشراء في حالة ظهور مواقف غير متوقعة وكيفية التعامل معها، أو البحث لتحديد عمليات الشراء التي قد تكون مفيدة للشركة، أو تحديد ما إذا كان سيتم إجراء عمليات الشراء هذه لاحقًا. وأي استراتيجية أخرى تقررها بناء على المعطيات التي أمامك.
7- إدارة المخاطر
وذلك لتجنب المخاطر المحتملة المرتبطة بالشراء، ومن الجدير بالذكر أنه يتم تنفيذ العديد من التقنيات أو الاستراتيجيات هنا، مثل الاختيار الدقيق للعملاء، وفهم الشركة واستراتيجية التسعير الخاصة بها.
ومن خلال إدارة المخاطر، تستطيع الشركة أن تنأى بنفسها قدر الإمكان عن أي مخاطر تتعلق بالشركة والمشتريات والعلاقات التجارية والتنبؤ بها وإدارتها والتخفيف منها، والتأكد من أن جميع الإدارات تؤدي المهام الموكلة إليها بكفاءة ودون إهمال، بينما توفير المعلومات لهم. إجراء تقييمات منتظمة.
8- إدارة الاحتياجات المالية
وهذا له علاقة بالعلاقات المحلية لأن مدير المشتريات يحتاج دائمًا إلى بدائل من الموردين أو سلاسل التوريد التي يتعامل معها، لذلك يكون لديه دائمًا الكثير من الصفقات الجارية وعليه أن يبحث عن أفضل صفقة في تلك الصفقات لذلك إدارة الاحتياجات المالية للشركة بشكل صحيح.
على سبيل المثال، لا تشتري أشياء لا تحتاجها الشركة، وابحث عن الصفقات المناسبة ذات السعر المنخفض.
9- مهارات قيادة المشتريات
يعتبر امتلاك المهارات القيادية اللازمة لاتخاذ القرارات المناسبة من أهم المتطلبات التي يجب أن يمتلكها الشخص المسؤول عن مهارات إدارة المشتريات حتى يتمكن من وضع خطة العمل الصحيحة.
وذلك لأن مدير المشتريات هو الذي يدير عملية الشراء بأكملها وإتمام المعاملات مع الموردين، ومن مسؤوليته اتخاذ القرارات البناءة لصالح الشركة وموظفيها أثناء الاستثمار في الشركة دون إضاعة الوقت.
