تُعد الوظيفة جزءًا أساسيًا من حياة الفرد، حيث يقضي الكثيرون منا ساعاتٍ طويلة في العمل. ومن أجل تنظيم هذا الجزء الهام من حياتنا، يجب تحديد الوصف الوظيفي بشكل صحيح. يتم استخدام الوصف الوظيفي لتحديد الوظائف ووصفها، وتوضيح المتطلبات والتوقعات المرتبطة بها.
ما هو الوصف الوظيفي؟
يُشير الوصف الوظيفي إلى الاسم الذي يُعطى للوظيفة المحددة في إطار المؤسسة أو الشركة. يعكس الوصف الوظيفي الدور الأساسي للشخص الذي يشغل الوظيفة، ويوفر صورة واضحة عن ما يتوقع منه أن يقوم به، ومن المنطقة التي يعمل فيها.
أهمية الوصف الوظيفي
تعتبر المسميات الوظيفية أداة مهمة في المؤسسات، إذ تساعد على تنظيم وتوحيد الوظائف، وتوفر توجيهًا للموظفين بشأن مهامهم ومسؤولياتهم. بالإضافة إلى ذلك، فإن الوصف الوظيفي يسهم في تحسين عملية التوظيف والتعيين، فهو يعطي المرشحين فكرة أوضح عن الوظيفة المطلوبة والتحديات التي يتعين عليهم مواجهتها.
عناصر الوصف الوظيفي
لتعريف الوصف الوظيفي بشكل دقيق، يتضمن العديد من العناصر التي يجب أخذها في الاعتبار. هذه العناصر تتضمن:
الوظيفة
تشير إلى المجموعة الأساسية من المهام التي تتناولها الوظيفة. تتحدد الوظيفة بناءً على الاختصاص والمهارات المطلوبة لأداء المهمة بنجاح.
الوصف الوظيفي
يعطي اسمًا للوظيفة ويوصف بشكل مختصر ومفهوم الوظيفة المطلوبة.
القسم/الوحدة التابعة لها الوظيفة
تشير إلى القسم أو الوحدة التي ينتمي إليها حامل الوظيفة. يساهم ذلك في تحديد البيئة والثقافة التنظيمية التي سيعمل فيها الموظف.
الرتبة/المستوى الوظيفي
تحدد المستوى التسلسلي للوظيفة مقارنة بالوظائف الأخرى في المؤسسة. يعكس المستوى الوظيفي السلم الهرمي للمنظمة.
الاختصاص/التخصص المطلوب
يشير إلى المهارات الفنية المطلوبة لأداء الوظيفة بفعالية، والخبرات المتعلقة بالمجال الوظيفي.
الاهتمامات والمهام الوظيفية
يحدد الاهتمامات والمهام الأساسية التي يتوقع من حامل الوظيفة أن يقوم بها. تشمل ذلك المهام اليومية والتحديات المستقبلية التي سيواجهها.
اقرأ أيضًا : نموذج الوصف الوظيفي ومجالات استعماله وأهميته
عملية تحديد الوصف الوظيفي
يتطلب تحديد الوصف الوظيفي وصفًا دقيقًا وشاملاً للوظيفة. يلزم اتباع عملية محددة تشمل:
تحليل الوظيفة
فهم المهمة والعمل الجاري وتحليل متطلبات الوظيفة المتعلقة بالمهارات والمعرفة والخبرات.
التحقق من المصطلحات الوظيفية
التحقق من المصطلحات والمفاهيم المستخدمة في وصف الوظيفة للتأكد من الدقة والاتساق.
مقابلة العاملين
مقابلة العاملين للتعرف على تجاربهم واستفساراتهم حول الوظيفة والمطلوب منها.
مراجعة الأدوار والمسؤوليات
تقييم الأدوار والمسؤوليات المرتبطة بالوظيفة وتحديد الأولويات والتقسيم الزمني والمسؤوليات المطلوبة.
استشارة الخبراء
استشارة الخبراء المتخصصين في مجال الوظيفة للحصول على ملاحظات وتوجيهات قيمة.
اقرأ أيضًا : وصف وظيفي جاهز : دليلك الشامل لكتابة وصف وظيفي فعال
مشاكل شائعة في تحديد الوصف الوظيفي
تواجه المؤسسات بعض المشاكل المتعلقة بتحديد الوصف الوظيفي، وتشمل:
- عدم وضوح المهام والمسؤوليات المرتبطة بالوظيفة.
- اختلاف الفهم والتوقعات لنفس الوصف الوظيفي.
- تكرار الوظائف المتشابهة تحت مسميات وظيفية مختلفة.
- صعوبة توضيح الاختصاصات المطلوبة لكل وصف وظيفي.
أمثلة المسميات الوظيفية
من الأمثلة الشائعة للمسميات الوظيفية:
- مدير الموارد البشرية
- محلل البيانات
- مهندس البرمجيات
- مسؤول التسويق الرقمي
- مدير المشتريات
- مدير المبيعات
- مدير المشروع
- محاسب مالي
- مهندس ميكانيكي
- مصمم جرافيك
استخدامات الوصف الوظيفي في الشركات
تستخدم المسميات الوظيفية في الشركات بعدة طرق، وتتضمن:
- تحديد الوصف الوظيفي يُسهم في جذب المرشحين المناسبين للوظيفة المعلنة.
- يُعزز الوصف الوظيفي فعالية عملية المقابلة الوظيفية، حيث يسهل للمرشح توقع ما سيُسأل عنه وما هي التحديات المتعلقة بالوظيفة.
- يُستخدم الوصف الوظيفي في تقييم أداء الموظفين وربط نتائج عملهم بأهداف الشركة.
تحديد وصف الوظيفة ومتطلباتها
لضمان ترشيح المرشحين المناسبين والتعيين في الوظيفة، يجب تحديد وصف الوظيفة ومتطلباتها بشكل دقيق. تشمل الخطوات الأساسية لتحديد وصف الوظيفة:
تحليل الوظيفة
فهم أعمق للوظيفة المطلوبة وتعريف متطلباتها المهنية والفنية.
تحديد المهام والمسؤوليات
تحديد المهام الرئيسية التي يجب تنفيذها، وتحديد المسؤوليات اليومية والأخرى المتعلقة بالوظيفة.
تحديد المؤهلات والمهارات المطلوبة
تحديد المؤهلات والمهارات المطلوبة لأداء الوظيفة بفعالية وتحقيق الأهداف المطلوبة.
ربط الوصف الوظيفي بالأداء والمكافأة
تعتبر المسميات الوظيفية أداة مهمة في تحديد أداء الموظفين. يمكن استخدام الوصف الوظيفي لمقارنة أداء الموظفين في واحدة من الوظائف المشابهة، وتحديد مستوى الأداء وتحسينه، وتحديد الفجوات في الأداء وتقديم تدريب وتطوير ملائم.
استخدام الوصف الوظيفي في التوظيف والتعيين
يستخدم الوصف الوظيفي في عمليات التوظيف والتعيين على النحو التالي:
تحديد المؤهلات والمهارات المطلوبة: يساعد الوصف الوظيفي في تحديد المؤهلات والمهارات التي يجب أن يتوفر بها المرشح المثالي للوظيفة المرغوبة. فعلى سبيل المثال، يمكن أن يكون الوصف الوظيفي "مدير المبيعات"، وهذا يشير إلى أن المرشح المثالي يجب أن يكون لديه خبرة في مجال المبيعات وقدرة على التواصل والقيادة.
جذب المرشحين المناسبين: يعمل الوصف الوظيفي على جذب المرشحين المحتملين للوظيفة عن طريق توضيح طبيعة العمل ومتطلباته، وبالتالي يساعد في جذب المرشحين الذين يتوافقون مع المؤهلات المطلوبة.
تيسير عملية المقابلة والتقييم: يعزز الوصف الوظيفي الفهم الدقيق لفريق الموارد البشرية حول الموقع الذي يجب توظيف المرشح فيه، ويسمح لهم بإعداد أسئلة التقييم المناسبة التي تتناول قدرات ومهارات المرشح المحتمل.
تسهيل الاتصال الداخلي والخارجي: من خلال توضيح الوصف الوظيفي، يمكن للموظفين الحاليين والمحتملين فهم موقع ودور الموظف المطلوب والذي يساهم في تحسين التواصل الداخلي وتطوير العلاقات الخارجية.
تحديد مستوى الأجور والمزايا: يعتبر الوصف الوظيفي أحد العوامل التي تؤثر في تحديد مستوى الأجور والمزايا المتعلقة بالموقع الوظيفي. إذا كان الوصف الوظيفي مرتبطًا بمسؤوليات ومهام متطورة، فمن المرجح أن يتم تحديد مستوى الأجور والمزايا بشكل أعلى.
بشكل عام، يستخدم الوصف الوظيفي في عملية التوظيف والتعيين لتحديد المتطلبات الوظيفية وجذب المرشحين المناسبين، وتسهيل التواصل وتحديد مستوى الأجور والمزايا المرتبطة بالموقع الوظيفي.
أهمية تحديث المسميات الوظيفية
تحديث المسميات الوظيفية لديها أهمية كبيرة، ومن بين الأسباب التي تبرر ذلك:
متطلبات السوق: يتغير سوق العمل واحتياجاته بمرور الوقت. قد تظهر تكنولوجيا جديدة أو اتجاهات أعمال جديدة تستدعي إدخال تغييرات على المسميات الوظيفية لتعكس هذه التطورات. على سبيل المثال، قد يتم تحديث وصف الوظيفة لتضمن متطلبات تقنية جديدة أو مهارات خاصة ذات صلة بالتكنولوجيا الحديثة.
جذب المواهب: يمكن أن تكون المسميات الوظيفية المحدثة أكثر جاذبية للمرشحين المحتملين. يعكس تحديث المسميات الوظيفية تحسيناً في البيئة الوظيفية والفرص الوظيفية المتاحة في المنظمة. قد تعزز المسميات الوظيفية الجديدة الاهتمام بالوظائف وتشجع المواهب المرغوب فيها على التقدم للعمل في المنظمة.
توطين المسؤولية: قد يساهم تحديث المسميات الوظيفية في تحديد المسؤوليات المحددة لكل وظيفة بشكل أفضل. يمكن تعزيز فهم الأفراد لما يتوقع منهم وتحديد أهدافهم وأداء مسؤولياتهم بهذه الطريقة. قد يؤدي ذلك إلى زيادة الكفاءة والإنتاجية في المنظمة.
تعزيز التواصل والاستقرار: عن طريق تحديث المسميات الوظيفية، يمكن تعزيز التواصل بين الموظفين ومختلف المستويات الإدارية. يمكن للمسميات الوظيفية الجديدة أن تكون أكثر وضوحًا واستدلالًا على مواقع المسؤولية والتبليغ. قد يعزز هذا الوضوح العمل الجماعي ويقدم توجيهًا أفضل للموظفين.
بشكل عام، فإن تحديث المسميات الوظيفية يلعب دورًا هامًا في أن يكون المنظمة متزايدة الجاذبية للمرشحين المميزين، وأن تحقق أهدافها التنظيمية. كما يمكنه تحسين تواصل الموظفين وتحديد مسؤولياتهم بشكل أفضل.
